Компенсация за неиспользованный отпуск во время работы. Порядок возмещения компенсации за неиспользованный отпуск
Все мы знаем, что ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть могут быть заменены денежной компенсацией. Между тем не все так просто - иногда работодатель просто обязан отказать работнику в выплате компенсации, а иногда ему даже не нужно заявление работника. Прочитав статью, вы узнаете, в каких случаях отпуск можно заменить компенсацией, для каких работников нельзя производить такую замену, как документально оформить замену части отпуска денежной компенсацией, как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении.
Трудовым кодексом предусмотрено два случая замены отпуска денежной компенсацией:
- ст. 126 устанавливает, что часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией;
- ст. 127 определяет, что при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.
Компенсация части отпуска во время работы
Итак, рассмотрим первый вариант замены отпуска денежной компенсацией - в соответствии со ст. 126 ТК РФ .На выплату денежной компенсации на основании этой статьи могут рассчитывать работники, которым полагаются удлиненные отпуска (педагоги (ст. 334 ТК РФ ), инвалиды (ст. 23 Закона № 181‑ФЗ ), несовершеннолетние и пр.) или дополнительные отпуска (за ненормированный рабочий день (ст. 119 ТК РФ ), вредные или опасные условия труда (ст. 117 ТК РФ ), работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 321 ТК РФ ), спортсменам и тренерам (ст. 348.10 ТК РФ ), медицинским работникам (ст. 350 ТК РФ )).
Первым делом отметим, что данная норма предоставляет работодателю право, но не обязывает его выплачивать такую компенсацию сотруднику. То есть работодатель может отказать работнику и предоставить ему отпуск полностью.
Обязательное условие для выплаты компенсации - заявление работника. Так, Астраханский областной суд изменил решение районного суда, которым с работодателя была взыскана компенсация за часть отпуска, превышающую нормальную его продолжительность. В частности, областной суд указал, что для возникновения у работодателя обязанности по выплате работнику денежной компенсации вместо неиспользованного отпуска сверх нормальной продолжительности работник должен обратиться к работодателю с заявлением соответствующего содержания. Как установлено судом, работник с таким заявлением не обращался, а обращение его в суд с иском о выплате денежной компенсации вместо предоставления собственно отпуска не может заменить его обращение к работодателю с соответствующим заявлением. Таким образом, обязанность по выплате денежной компенсации у работодателя не возникла (Апелляционное определение Астраханского областного суда от 12.12.2012 по делу № 33‑3535/2012 ).
Но даже если работодатель согласен на замену части отпуска компенсацией, работникам некоторых категорий он должен отказать. Так, согласно ч. 3 ст. 126 ТК РФ не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков:
- беременным женщинам;
- работникам в возрасте до 18 лет.
Не подлежит компенсации ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, предоставляемый работнику на основании п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244‑1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» , в связи с тем, что данный закон не предусматривает возможность такой компенсации (Письмо Минтруда РФ от 26.03.2014 № 13‑7/В-234 ).
Кроме этого, нельзя заменить дополнительный оплачиваемый отпуск за работу во вредных или опасных условиях. Однако нужно учитывать следующее. В силу ч. 2 ст. 117 ТК РФ минимальная продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, трудящимся в таких условиях, составляет 7 календарных дней. Между тем, если работнику полагается отпуск большей продолжительности, например 10 дней, то в силу ч. 4 ст. 117 ТК РФ на основании отраслевого (межотраслевого) соглашения и коллективных договоров, а также письменного согласия работника, оформленного путем заключения отдельного соглашения к трудовому договору, часть ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, превышающая 7 дней, может быть заменена отдельно устанавливаемой денежной компенсацией в порядке, в размерах и на условиях, которые определены отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективными договорами. То есть в нашем примере работник может рассчитывать на компенсацию за 3 дня дополнительного отпуска за труд во вредных или опасных условиях.
Допустим, работник не использовал отпуск за предыдущие период, а в текущем году решил взять сразу 56 дней отпуска. При этом он написал заявление с просьбой о замене части отпуска, превышающей 28 дней, денежной компенсацией. Встает вопрос: можно ли вообще что‑то компенсировать, а если можно, то сколько? А ответ содержится в ч. 2 ст. 126 ТК РФ : при суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части . Следовательно, в рассматриваемом примере работник не имеет права на выплату денежной компенсации, работодатель обязан предоставить 56 календарных дней ежегодного отпуска.
Рассмотрим другую ситуацию, заслуживающую внимания. Если сотруднику полагается удлиненный отпуск (например, 42 календарных дня как педагогическому работнику), может ли он рассчитывать на компенсацию? С одной стороны, удлиненный отпуск является такой же гарантией определенным категориям работников, как и 28 дней для всех остальных. И суды говорят о том, что замена основного ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией законом не предусмотрена (см., например, Определение Московского городского суда от 26.12.2011 № 33‑41006 ). С другой стороны, ст. 126 ТК РФ позволяет заменить компенсацией часть ежегодного отпуска, превышающую 28 календарных дней. Конечно, «основной оплачиваемый отпуск» и «ежегодный оплачиваемый отпуск» - это разные понятия, ведь последний и складывается из основного и иных видов отпусков. И если исходить из терминологии, то заменить 14 дней (42 ‑ 28) отпуска работодатель не вправе. Но поскольку до настоящего времени разъяснений чиновников по данному вопросу нет, сложилась практика, при которой работодатели удовлетворяют просьбу работника и компенсируют денежными средствами часть удлиненного отпуска, превышающую 28 дней.
Для наглядности приведем пример расчета количества дней, подлежащих компенсации.
И. И. Иванов работает фасовщиком косметических средств с 15.09.2012. Он имеет право на 30 календарных дней основного оплачиваемого отпуска как инвалид III группы. В первый рабочий год он использовал 20 дней отпуска, во второй - 21 день. Сколько дней отпуска он может заменить денежной компенсацией?
За два полных года работы И. И. Иванов имеет право на 60 календарных дней отпуска, но использовал лишь 41 день (20 + 21). Между тем И. И. Иванов вправе заменить компенсацией лишь часть отпуска, превышающую 28 дней (ст. 126 ТК РФ ). То есть он может обратиться к работодателю с заявлением о компенсации 4 дней отпуска (по 2 дня за каждый год работы), а остальные 15 дней отпуска (28 + 28 ‑ 41) ему придется отгуливать.
Коротко расскажем об оформлении выплаты компенсации. Чтобы часть отпуска работнику заменили компенсацией, он должен обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Работодатель на основании такого заявления и при принятии решения о выплате компенсации:
1. Издает приказ , который может выглядеть так (см. образец на стр.).
Относительно расчета компенсации скажем следующее. Денежная компенсация за часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней, определяется путем умножения среднего дневного заработка, рассчитанного по правилам подсчета отпускных, на количество заменяемых компенсацией дней.
Общество с ограниченной ответственностью «Зима»
«ООО «Зима»)
О замене части отпуска денежной компенсацией
В соответствии со ст. 126 Трудового кодекса РФ
ПРИКАЗЫВАЮ:
Заменить денежной компенсацией часть ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставленного за период работы с 15.09.2013 по 14.09.2014, превышающего 28 календарных дней в количестве 2 дня фасовщику Ивану Ивановичу Иванову.
Основание: заявление И. И. Иванова от 11.11.2014.
Директор Царев П. П. Царев
2. Вносит информацию в личную карточку (пример см. ниже) и график отпусков (заполняется графа 10 «Примечание»).
VIII . ОТПУСК
| Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.) | Период работы | Количес-тво календар-ных дней отпуска | Дата | Основание | ||
| с | по | начала | окончания | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Ежегодный основной | 15.09.2013 | 14.09.2014 | 28 | 01.10.2014 | 28.10.2014 | Приказ от |
| оплачиваемый | 24.09.2014 | |||||
| № 20 | ||||||
| Ежегодный основной | 15.09.2013 | 14.09.2014 | 2 | Замена | отпуска | Приказ от |
| оплачиваемый | денежной | компенсацией | 13.11.2014 | |||
| № 25 | ||||||
На основании ст. 139 ТК РФ и Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы , утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 , средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).
Воспользуемся условиями примера 1. И. И. Иванову полагается компенсировать 2 дня отпуска. Оклад И. И. Иванова составляет 20 000 руб., расчетный период отработан полностью.
Расчетный период - с 01.11.2013 по 31.10.2014.
Средний дневной заработок И. И. Иванова составит 682,59 руб. ((20 000 руб. х 12 мес.) / 12 мес. / 29,3). Компенсация за часть отпуска, превышающую 28 календарных дней, будет равна 1 365,18 руб. (682,59 руб. х 2 дн.).
Компенсация при увольнении
Повторим, что при увольнении компенсации подлежат все неиспользованные отпуска (ч. 1 ст. 127 ТК РФ ).Прежде чем рассчитывать количество дней отпуска, подлежащих компенсированию, и, соответственно, сумму компенсации, стоит вспомнить, что все неиспользованные отпуска могут быть предоставлены работнику с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска. Но учитывайте, что работник должен написать заявление с соответствующей просьбой, а работодатель должен быть не против, чтобы работник отгулял отпуска.
К сведению
Обязанности у работодателя предоставлять отпуска с последующим увольнением нет, даже если работник попросил об этом в письменной форме.
Некоторые работодатели при рассмотрении заявления о предоставлении отпуска с последующим увольнением от работника, трудящегося по срочному трудовому договору, сразу отказывают, так как боятся, что срочный договор трансформируется в бессрочный: отпуск выйдет за пределы окончания срока договора и тогда уволить работника будет нельзя… Это мнение ошибочно. Часть 3 ст. 127 ТК РФ определяет, что при увольнении в связи с истечением срока трудового договора отпуск с последующим увольнением может предоставляться и тогда, когда время отпуска полностью или частично выходит за пределы срока этого договора. В этом случае днем увольнения также считается последний день отпуска . Однако последним рабочим днем, когда работодатель должен выдать трудовую книжку, произвести окончательный расчет с работником и совершить иные действия, связанные с увольнением, будет последний рабочий день перед началом отпуска.
Именно поэтому при предоставлении отпуска с последующим увольнением при расторжении трудового договора по инициативе работника последний имеет право отозвать свое заявление об увольнении до дня начала отпуска, если на его место не приглашен в порядке перевода другой сотрудник.
Если же работник не изъявил желания использовать отпуск с последующим увольнением или работодатель против, переходим к подсчету дней, подлежащих компенсации.
Как определить количество дней неиспользованного отпуска? Трудовой кодекс не устанавливает порядок их подсчета. Поэтому работодатели до сих пор ориентируются на Правила об очередных и дополнительных отпусках , утвержденные НКТ СССР 30.04.1930 № 169 (действуют в части, не противоречащей ТК РФ), и разъяснения Минтруда.
Так, согласно п. 28 этих Правил увольняемые по каким бы то ни было причинам сотрудники, проработавшие у данного работодателя не менее 11 месяцев, подлежащих зачету в срок работы, дающей право на отпуск, получают полную компенсацию. Согласно данному правилу, если работник, например, отработал год и 11 месяцев и не использовал свой отпуск, ему полагается компенсация 56 календарных дней (28 дней за первый год работы и 28 - за второй).
Полную компенсацию (то есть за 28 дней) получают также работники, проработавшие от 5,5 до 11 месяцев, если увольняются вследствие:
- ликвидации организации или отдельных частей его, сокращения штатов или работ, а также реорганизации или временной приостановки работ;
- поступления на действительную военную службу.
Обратите внимание!
Для определения количества дней, подлежащих компенсации при увольнении работника, берется рабочий год, который для каждого работника свой и начинает течь с даты приема на работу, а не календарный.
Во всех остальных случаях работники получают пропорциональную компенсацию. Таким образом, пропорциональную компенсацию получают проработавшие от 5,5 до 11 месяцев, если они увольняются по каким‑либо другим причинам, кроме указанных выше (в том числе по собственному желанию), а также все проработавшие менее 5,5 месяцев, независимо от причин увольнения.
Для подсчета нужно определить, сколько дней отпуска полагается работнику за месяц. Для этого 28 дней отпуска делим на 12 и получаем 2,33 дня за месяц.
Работник трудится в организации с 10.03.2011. В ежегодном оплачиваемом отпуске был в 2012 году - 21 календарный день, в 2013 - 16, в 2014 - 21. Он увольняется 08.07.2014. За сколько дней неиспользованного отпуска ему полагается компенсация?
За период работы:
- с 10.03.2011 по 09.03.2012 - ему полагается 28 дней;
- с 10.03.2012 по 09.03.2013 - 28;
- с 10.03.2013 по 09.03.2014 - 28.
Уволься сотрудник в описанной в примере ситуации чуть раньше, например 22.06.2014, он получил бы компенсацию за меньшее количество дней неиспользованного отпуска. И вот почему. Согласно п. 35 Правил излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца . Таким образом, компенсировать увольняющемуся сотруднику нужно было бы 28,99 дня (22 + (2,33 х 3 мес.)).
У многих возникнет затруднение: как быть с цифрами после запятой? К сожалению, законодателем не урегулирован данный вопрос, поэтому округление остается на усмотрение работодателя. Однако если есть желание принять такое решение, нужно учитывать, что округление здесь производится не по правилам математики, а в пользу работника (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 № 4334‑17 ). То есть, если работнику, как у нас в примере 3, полагается 31,32 дня, то компенсацию нужно будет выплатить за 32 дня.
Обратите внимание!
Даже если сотрудник проработал месяц или два, ему все равно полагается компенсация за неиспользованный отпуск (согласно п. 35 Правил , если работник проработал более половины месяца, то ему уже положена компенсация).
Отметим, что если работнику трудовым законодательством установлен удлиненный ежегодный оплачиваемый отпуск (отпуск большей продолжительности - для педагогических и медицинских работников, инвалидов и пр.), то расчет количества дней неиспользованного отпуска стоит производить следующим образом. Например, педагогу полагается 56 календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, а проработал он 7 месяцев. Тогда при увольнении компенсировать ему необходимо 32,66 дня (56 / 12 х 7).
При расчете количества дней неиспользованного отпуска важно правильно определить стаж для предоставления отпуска. Почему?
Согласно ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время:
- фактической работы;
- когда сотрудник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
- вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
- отстранения от работы лица, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине;
- предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.
Пример 4
Работник принят в организацию 25.10.2013. В марте 2014 года ему был предоставлен неоплачиваемый отпуск продолжительностью 21 день. Сотрудник увольняется в ноябре 2014 года, последний рабочий день - 13‑е число. За какое количество дней неиспользованного отпуска полагается компенсация?
Рабочий год сотрудника, за который полагается ежегодный оплачиваемый отпуск, - с 25.10.2013 по 24.10.2014. Поскольку в стаж работы, дающий право на отпуск, включается лишь 14 календарных дней неоплачиваемого отпуска, окончание рабочего года сотрудника придется «сдвинуть» на количество дней, превышающее 14, - на 7. Таким образом, рабочий год будет с 25.10.2013 по 31.10.2014.
С 1 до 13 ноября сотрудник проработал еще 13 дней, однако их не принимаем в расчет, так как в силу п. 35 Правил излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета.
Поскольку за рабочий год работнику полагается 28 дней отпуска, именно такое количество и подлежит компенсации.
Дополнительно отметим: если бы сотрудник не брал такой длительный «административный», то компенсировать нужно было бы 30,33 (28 + 2,33), поскольку с 25.10.2013 13.11.2014 он проработал год и 20 дней, а, как мы знаем, излишки, составляющие более половины месяца, округляются до полного месяца.
Компенсация для совместителей
Иногда встает вопрос о выплате компенсации за неиспользованный отпуск работникам-совместителям. Некоторые им не выплачивают компенсацию вовсе, а некоторые выплачивают, только если работник трудится по внешнему совместительству (у другого работодателя). А между тем согласно ст. 287 ТК РФ гарантии и компенсации, предусмотренные трудовым законодательством, коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, работникам-совместителям предоставляются в полном объеме. Поэтому совместители вправе рассчитывать на компенсацию неиспользованного отпуска при увольнении так же, как и сотрудники по основному месту работы, причем вид совместительства (внутреннее или внешнее) роли не играет. Об этом говорится и в п. 31 Правил .Подведем итог
В заключение хотелось бы сказать, что заменить денежной компенсацией можно не только основной неиспользованный отпуск, но и дополнительный. Например, если во время работы дополнительный отпуск за вредные условия не подлежит замене денежной компенсацией, то при увольнении работодатель обязан произвести такую замену. И помните, что выплата компенсации при увольнении должна быть осуществлена в последний рабочий день сотрудника (ст. 140 ТК РФ ). А вот сроков для выплаты компенсации части отпуска, превышающей 28 календарных дней, во время работы законодательством не установлено, поэтому рекомендуем закрепить их в локальном нормативном акте организации, устанавливающем правила оплаты труда.Каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Такое право у него возникает после полугода работы у одного работодателя.
Отпуск предоставляется согласно графику, который должен быть утверждён не позднее 15 декабря текущего года на следующий год. Право на использование зависит не от календарного года, а от рабочего года, то есть с момента приёма сотрудника на работу. Об этом сказано в письме Роструда от 18.12.2012 № 1519-6-1.
Если он был принят на работу 15.11.2017 года, то право на использование полного отпуска у него возникает через полгода, то есть с 15.05.2018 года. В этом случае, работник может «гулять» 28 календарных дней, но «Отпускные» он получит пропорционально отработанному времени.
Право на полный отпуск и на полные «отпускные» у него возникнет только через 11 месяцев работы, то есть с 14.10.2018 года.
Кроме основного отпуска, есть ещё и дополнительный. Он предоставляется некоторым категориям работников. Например:
- работникам Крайнего Севера и территорий, которые имеют аналогичный статус;
- работникам, работающим во вредных условиях труда;
- работникам с опасными условиями труда;
- другим категориям работников, перечисленным в ст. 116 ТК РФ.
И основной и дополнительный отпуск оплачиваются. Сумма отпускных зависит от среднего заработка работника за последний год. Согласно ст. 139 ТК РФ , для расчёта средней заработной платы учитываются все трудовые выплаты сотруднику за последний календарный год.
Работник имеет право получить компенсацию за неиспользованный отпуск только в двх случаях :
- при увольнении за все неиспользованные дни отпуска;
- без увольнения за дни отпуска, превышающего 28 календарных дней. Об этом сказано в ст. 127 ТК РФ .
Сумма компенсации за неиспользованный отпуск зависит от количества дней и от среднего заработка сотрудника за последний год. Средняя заработная плата сотрудника за год рассчитывается как деление фактической заработной платы за год на 12 месяцев и на постоянное число 29,3 - это среднее количество дней в месяце.
Например, работник имеет в 2018 году 6 дней неиспользованного отпуска. За последний год его суммарная заработная плата была 420 000 рублей.
Средняя ежедневная заработная плата этого сотрудника равна (420 000 / 12) / 29,3 = 1 194,5 рублей в день
За 6 дней неиспользованного отпуска он получит 1 194, 5 * 6 = 7 167, 2 рубля.
Можно ли получить компенсацию за отпуск и продолжать работать Работник может получить компенсацию только за неиспользованный дополнительный отпуск. Для этого он должен написать заявление на имя работодателя или лица, которое уполномочено работодателем подписывать такие заявления.
Заявление пишется в свободной форме. Если на предприятии разработан бланк для заявлений, то необходимо использовать его. В заявлении должна быть следующая информация:
- В правом верхнем углу необходимо указать информацию о работодателе и о заявителе:
- должность представителя работодателя, который имеет право подписывать такие заявления, и его ФИО. Например: «Генеральному директору ООО «Петарда» Сильянову К.П.»;<\li>
- должность и ФИО заявителя. Например: «От программиста Уварова М.Э.»;
- Далее по центру необходимо написать слово «Заявление»;
- Затем «тело» заявления. Здесь нужно указать основной текст, то есть просьбу заменить неиспользованные дни отпуска денежной компенсацией. Также здесь нужно указать причину, по которой возник дополнительный отпуск, его продолжительность и период. Также нужно указать ст. 126 ТК РФ , на основании которой и возникает такое право у сотрудника;
- Затем дата подачи заявления и подпись самого работника.
На основании заявления кадровик издаёт приказ, и направляет в бухгалтерию распоряжение о выплате компенсации. Работник должен ознакомиться с приказом и поставить на нём свою подпись.
Выплата компенсации производится в течение 10 дней после принятия заявления или же в день выплаты очередной заработной платы.
Замена денежной компенсацией отпуска, который не превышает 28 календарных дней, запрещена законом. Но некоторые работодатель идут навстречу работникам, и выплачивают им такую компенсацию за те отпуска, которые работники «не отгуляли» за прошлые годы.
Так как это запрещено законом, то при первой же проверке трудовой инспекцией, на работодателя, как на юридическое лицо, будет наложен штраф в соответствии с ч. 1 ст. 5. 27 КоАП РФ в размере от 30 тысяч рублей, а на генерального директора, как на должностное лицо - штраф будет от 1 000 до 5 000 рублей.
Решение о выплате компенсации принимает работодатель. Это его право, а не обязанность. Об этом говорится в ст. 126 ТК РФ , а также в письме Роструда от 1 марта 2007 г. № 473-6-0.
Согласно положениям статьи 115 Трудового Кодекса Российской Федерации работодатель должен предоставить работнику ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Отдельным категориям работников предоставляется удлиненный основной отпуск (т.е. продолжительностью более 28 дней). В Трудовом Кодексе предусмотрены и случаи, когда замена дней неиспользованного отпуска запрещена. Рассмотрим данный вопрос подробнее.
Согласно положениям нормативных актов, устанавливающих нормы трудового права, неиспользованные дни отпуска могут быть заменены денежной компенсацией в следующих случаях:
по заявлению работника - часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней ();
лица, занятым во вредных и опасных условиях труда (ст. 117 ТК РФ);
работники с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ);
сотрудники работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях ();
спортсмены и тренеры (ст. 348.10 ТК РФ);
лица работающиев представительствах РФ за границей (ст. 339 ТК РФ);
мед. работники (ст. 350 ТК РФ);
работники, которым такой отпуск гарантирован федеральными законами (ч. 1 ст. 116 ТК РФ).
Право на удлинённый отпуск имеют:
группы лиц, определённые федеральными законами (ч. 2 ст. 115 ТК РФ).
Стоит помнить, что для определённых категорий работников замена денежной компенсацией ежегодного оплачиваемого не допускается. К таким работникам относятся:
лица в возрасте до 18 лет (ч. 3 ст. 126);
беременные женщины (ч. 3 ст. 126 ТК РФ);
сотрудники таможенных органов (п. 2 ст. 35 Закона N 114-ФЗ);
сотрудники ОВД (ч. 3 ст. 45 Положения, утвержденного Постановлением ВС РФ от 23.12.1992 N 4202-1 "Об утверждении Положения о службе в органах внутренних дел Российской Федерации и текста Присяги сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации").
сотрудники органов наркоконтроля (п. 105 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 05.06.2003 N 613 "О правоохранительной службе в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ");
лица, занятым на работах с вредными и/или опасными условиями труда. Исключением являются выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, а также за часть ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, превышающую его минимальную продолжительность - семь календарных дней (ч. 3 ст. 126 и ч. 2, 4 ст. 117 ТК РФ);
работники, подвергшимся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС.
Примечание: В соответствие с ч. 2 ст. 122 ТК РФ право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев.
Дополнительный отпуск, предоставляемый за работу во вредных условиях, положен сотруднику, если он фактически проработал в таких условиях не менее 11 месяцев в рабочем году (абз. 2 п. 8 Инструкции N 273/П-20). Если же он отработал менее этого периода, то дополнительный отпуск ему предоставляется пропорционально времени, отработанному в таких условиях (п. 9 Инструкции N 273/П-20, Письмо Роструда от 18.03.2008 N 657-6-0);
Дополнительный отпуск за работу в ненормированном режиме рабочего времени не зависит от продолжительности отработанного в рабочем году времени в условиях ненормированного рабочего дня (Письмо Роструда от 24.05.2012 N ПГ/3841-6-1);
Оформление денежной компенсации за отпуск
Для выплаты денежной компенсации за отпуск работодателю необходимо выполнить следующую последовательность действий:
получить от работника письменное заявление;
издать приказ;
внести информацию о замене части отпуска в личную карточку работника и график отпусков.
Примечание: Учебный отпуск не имеет отношения к ежегодным оплачиваемым отпускам, а считается дополнительным целевым отпуском, связанным с обучением (ст. 173-176 ТК РФ). Поэтому работодатель не вправе заменить работнику учебный отпуск денежной компенсацией (Письмо УФНС по г. Москве от 27.12.2006 N 20-12/115069).
Выплата денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении
В соответствие с ч. 1 ст. 127 ТК РФ при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные дни отпуска. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня.
При увольнение денежную компенсацию в полном размере получают сотрудники, проработавшие у работодателя не менее 11 месяцев, либо работники отработавшие более 5,5 месяцев и уволенные по одному из нижеследующих оснований:
ликвидация предприятия;
сокращение штата;
переброска на другую работу по предложению органов труда;
поступление на действительную военную службу;
реорганизацияили временной приостановки работ;
командирование в установленном порядке в вузы, техникумы (или на подготовительные курсы указанных учебных заведений);
непригодность к работе.
В остальных случаях компенсация выплачивается пропорционально отработанному времени.
Примечание. В соответствие ст. 291, 295 ТК РФ сотрудникам, принятым на работу на срок до 2-х месяцев, либо занятых на сезонных работах, денежная компенсация при увольнении выплачивается из расчета два рабочих дня за месяц работы.
При расчете количества дней неиспользуемого отпуска в стаж включаются:
время фактической работы;
время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года;
период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине.
В стаж работыне включается:
время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ;
отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.
Примечание: В соответствие со ст. 121 ТК РФ время отпуска без сохранения зарплаты, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года, включается в отпускной стаж.
Итоговый размер компенсации за неиспользуемый отпуск выплачивается исходя из среднего заработка. В соответствие со ст. 139 ТК РФ средний дневной заработок для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).
Каждый официально трудоустроенный гражданин имеет ряд прав и свобод, которые защищаются трудовым законодательством. В частности, это касается права на заслуженный отдых или его компенсацию в денежном эквиваленте.
Право на компенсирование
Согласно трудовому законодательству, замена отпуска денежной компенсацией возможна в том случае, если работник добровольно дал на это согласие. Например, в 2016 году сотрудник не отгулял положенный ему отпуск или его часть, тем самым перенеся его на 2017 год.
Не каждый работодатель может предоставить работнику отдых более 28 календарных дней в году, поэтому оставшуюся часть обычно компенсируют в денежном эквиваленте. Фактически не потраченная часть отдыха заменяется дополнительными выплатами. Статья 126 Трудового Кодекса подразумевает, что денежная компенсация положена только за ту часть отпуска, которая превышает установленные законодательством 28 календарных дней. Например, работникам Крайнего Севера дополнительно положены 24 календарных дня отдыха. Именно их работодатель может заменить денежной выплатой, из расчета средней заработной платы.
Компенсация при увольнении
Трудовое законодательство в статье 127 четко указывает на то, что денежная компенсация за неиспользованный отпуск должна быть выплачена работодателем в пользу сотрудника при увольнении. Окончательный расчет включает в себя выплаты за отработанное время, причитающиеся премии и дополнительные средства, выплаты за отдых, который не был использован. Правом работника остается отпуск с последующим увольнением. Например, перед тем, как покинуть рабочее место, гражданин имеет право получить все причитающиеся дни отдыха, а не материальную компенсацию. Трудовой стаж в период отпуска не прерывается, а рабочее место сохраняется за сотрудником. Уволить его в этот промежуток времени нельзя. Работник имеет право передумать увольняться по собственному желанию, написав соответствующее заявление не менее, чем за 14 календарных дней до окончания трудового договора.
У кого отпуск более 28 календарных дней
Отпуск госслужащих
Согласно закону, госслужащие имеют право на дополнительный отпуск за выслугу лет и ненормированный рабочий день. Дни отдыха за выслугу лет начисляются в зависимости от стажа работника. Подробнее читайте в этой
Помимо работников Крайнего Севера существуют категории работников, которым положен отдых более 28 календарных дней. Эти категории имеют право на замену отпуска денежной компенсацией в 2019 году по собственному желанию. Такими специалистами являются:
- работники педагогической сферы;
- работники медицинской сферы;
- работники с инвалидностью;
- научные работники высших учебных заведений;
- государственный служащие государственной гражданской службы;
- работники, выполняющие научно-исследовательские работы.
Каждый из сотрудников этой сферы имеет право отдохнуть 28 календарных дней в году за счет работодателя, а за остальные дни получить компенсацию в денежном эквиваленте. Работодатель в свою очередь вправе отказать в выплате, настояв на полноценном отдыхе работника.
Как получить компенсацию
Поскольку работодатель вправе отказать в замене ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией, сотрудник обязан знать, как именно ему получить причитающиеся средства. Прежде всего, необходимо написать заявление на имя руководителя, в котором указывается период дополнительного оплачиваемого отпуска, который должен быть заменен материальной выплатой. Работодатель обязан рассмотреть заявление в течение трех рабочих дней, после чего издать соответствующий приказ.
Кому не положено компенсирование
Работники, занятые на сложных, вредных и опасных производствах, и имеющие отпуск более 28 календарных дней, не имеют право заменить дополнительные дни материальной выплатой. Прежде всего это связано с условиями труда, которые являются трудными и вредными для здоровья. Именно поэтому работодатель вправе отказать в предоставлении выплат на законном основании. Как показывает практика, частично компенсации выплачиваются сотрудникам, занятым на вредном производстве, однако суммарно не превышают семи календарных дней отпуска.
Еому и когда выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск — смотрите в видео ниже:
Работники, которым не исполнилось 18 лет на момент отдыха, не могут требовать замены отпуска деньгами. Статья 126 Трудового Кодекса запрещает несовершеннолетним получать компенсацию вместо ежегодного оплачиваемого отдыха. Это же правило касается беременных женщин, уходящих в декретный и оплачиваемый работодателем отпуск.
Оформление компенсации
После получения, рассмотрения и подписания заявления сотрудника работодатель обязан издать приказ на компенсацию за неиспользованный отпуск по установленному образцу. Приказ включает в себя описание периода, который должен быть заменен материальной выплатой, точные даты прописываются в тексте приказа. Кроме того, указывается срок, до которого выплаты должны быть начислены в полном объеме.
Как рассчитывается сумма
За неиспользованный отпуск компенсация рассчитывается, исходя из средней заработной платы сотрудника. Суммарная годовая заработная плата разделяется на 12 календарных месяцев, после чего разделяется на среднее число дней в одном месяце. Полученная сумма является средней дневной заработной платой, которая является основой для расчета компенсации за неиспользованный отпуск. Количество неотгулянных дней умножается на среднюю дневную заработную плату, где результатом и будет сумма выплаты.
Все интересующие вопросы вы можете задать юристу в комментариях ниже
Компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения - 2018 - вопрос, который волнует бухгалтеров любой крупной и средней компании, Ведь практически все организации очень неохотно заменяют сотрудникам неиспользованный отпуск денежной компенсацией. Но обязаны ли они это делать? И на что бухгалтеру следует обратить внимание в данном вопросе?
В каких случаях компенсация за отпуск предоставляется без увольнения?
По Трудовому кодексу каждому сотруднику, который успел проработать в компании 1 год, полагается не менее 28 дней оплачиваемого отпуска ежегодно. Но на практике мало кто из работников, особенно в средних и крупных фирмах, успевает за год отгулять все 28 дней. Причин может быть множество: не было желания, не отпустил руководитель в связи с высокой загрузкой и т. д. Для всех возможных причин последствия одинаковы.
Ст. 126 ТК РФ позволяет компании вместо дней отпуска, которые сотрудник не хочет использовать, выплатить ему денежную компенсацию.
ВАЖНО! В ст. 126 ТК РФ закреплено право руководства фирмы, а не обязанность, поэтому итоговое решение по вопросу в любом случае останется за организацией.
Однако не всегда компания имеет право пойти навстречу работнику, который хочет получить деньги взамен определенных дней отпуска. ТК РФ устанавливает специальный перечень лиц, которым должен быть обязательно предоставлен именно отпуск, а не заменяющая его компенсация. К таким лицам относятся (ст. 126 ТК РФ):
- беременные женщины;
- несовершеннолетние (не достигшие 18 лет);
- лица, которые трудятся в условиях, считающихся вредными или опасными;
- сотрудники, которые подверглись воздействию радиации в результате аварии на Чернобыльской АЭС (письмо Минтруда РФ от 26.03.2014 № 13-7/В-234).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для лиц, работающих во вредных или опасных условиях, установлено одно исключение: заменить денежной выплатой нельзя только минимум дополнительного отпуска, который составляет 7 дней. Значит, если, к примеру, сотрудник имеет право по законодательству на 10 дней дополнительного отпуска, то только вместо 3 дней такого отпуска можно выплатить деньги.
Если работник не подпадает ни под одну из перечисленных категорий, то компания может по его просьбе заменить отпуск денежной выплатой.
Но здесь важно следующее: можно выплатить деньги только вместо тех дней, которые превышают 28 дней отпуска, полагающегося сотруднику в год. Данное правило применяется к отпуску за каждый год в отдельности. Неотгулянные части отпусков за разные года в размере не более 28 дней не суммируются в целях расчета компенсации.
Схожей с указанным выше является ситуация, когда сотрудник решил уволиться, не отгуляв до конца положенный ему отпуск. Может ли он в таком случае рассчитывать на компенсацию?
Об этом подробнее см. в статье .
Пример
Сотрудник в течение 2017 года не воспользовался отпуском, у него осталось 28 неотгулянных дней. В 2018 году повторилась аналогичная ситуация. Ни за 2017-й, ни за 2018 год совокупное количество дней отпуска у работника не превысило (в расчете отдельно за каждый год) 28 дней. Поэтому рассчитывать на замену отпуска 2017 года на денежную выплату сотрудник не может.
Возникает вопрос: в каких же случаях тогда можно требовать компенсацию за отпуск, оставшийся от прошедших лет работы в фирме? Только в том случае, если сотрудник имеет право на удлиненный или дополнительный отпуск (например, работающие инвалиды и др.).
ВАЖНО! Даже если компания-работодатель не обязана предоставлять увеличенный отпуск сотруднику в силу прямых требований ТК РФ, она вправе сделать это самостоятельно, закрепив такой отпуск в локальном НПА (к примеру, по достижении какого-либо количества лет стажа работы в фирме отпуск сотрудника увеличивается на некоторое количество дней).
Как рассчитывается компенсация за отпуск без увольнения в 2018 году?
ТК РФ не указывает, какой конкретно размер компенсации фирма должна выплатить сотруднику за каждый день неотгулянного отпуска, но устанавливает методику расчета.
Как и в случае с оплатой оставшихся дней отпуска при увольнении в нашей ситуации, если сотрудник не покидает компанию, компенсация рассчитывается также на основании данных о заработке специалиста в среднем за 1 рабочий день:
К неотг.отп. = К зам.дн. . × СРЗП,
К неотг.отп. - размер денежной компенсации;
К зам.дн. . - количество отпускных дней, вместо которых будут выплачены деньги;
СРЗП - средняя заработная плата сотрудника за 1 рабочий день.
Наибольшие трудности на практике вызывает расчет в целях данной компенсации среднего заработка сотрудника в день. Он определяется по формуле:
СРЗП = ЗП начисл. / К уч.дн.,
ЗП начисл. - совокупный размер выплат (зарплата, премии и т. д.), которые работодатель начислил сотруднику за рассматриваемый период;
К уч.дн. - количество дней (календарных), которые принимаются в расчет при исчислении средней заработной платы сотрудника за 1 рабочий день.
При этом количество дней, которые участвуют в расчете среднедневной зарплаты сотрудника, например, за 2018 год, по-разному рассчитывается для полного и неполного месяцев работы:
- если месяцы отработаны полностью, то К уч.дн. принимается равным количеству месяцев работы, умноженному на 29,3 (среднее количество календарных дней в месяце);
- если некоторые месяцы 2018 года отработаны не полностью, то они принимаются в пропорции (отношение количества дней в месяце, в течение которых сотрудник фактически выполнял свои служебные обязанности, к общему количеству дней в таком месяце). И далее такая пропорция по каждому не полностью отработанному месяцу умножается, как и в случае с полным месяцем, на 29,3.
Налоговые последствия выплаты компенсации за отпуск без увольнения
Денежные выплаты вместо неиспользованных дней отпуска - это, несомненно, выплаты, связанные с наличием трудовых отношений между компанией и специалистом.
По общему правилу все выплаты работодателя работнику подлежат налогообложению НДФЛ. НК РФ содержит специальные исключения в этой части: перечень выплат, не облагаемых НДФЛ. Рассматриваемые компенсации в их числе не называются. Следовательно, начислить НДФЛ придется (абз. 6, 7 п. 3 ст. 217 НК РФ).
Кроме того, на сумму компенсаций работающим сотрудникам за неиспользованные дни отпуска следует начислить и соответствующую сумму страховых взносов (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ).
А вот с налогом на прибыль ситуация обстоит лучше: в расходах величину такой компенсации учесть можно, поскольку это предусмотрено п. 8 ст. 255 НК РФ. Однако при этом нужно учитывать, что в расходах можно учесть только часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 календарных дней (письма Минфина РФ от 24.01.2014 № 03-03-07/2516, от 01.11.2013 № 03-03-06/1/46713).
Замена отпуска денежной компенсацией
Наряду с пониманием методики исчисления размера денежной компенсации вместо отпуска, а также налоговых последствий ее выплаты компания должна четко представлять, какие основные шаги необходимо предпринять, чтобы такую компенсацию сотруднику выплатить.
Часто работники отгуливают оставшийся отпуск и сразу после него увольняются.
Об этом подобнее см. в ст. .
Для начала необходимо, чтобы сотрудник обратился к работодателю с соответствующим заявлением.
После того как заявление будет получено, руководство компании должно принять решение: предоставлять компенсацию или нет.
Если было решено заменить неиспользованный отпуск определенной денежной суммой, то далее организации следует сформировать соответствующий приказ в произвольной форме.
ВАЖНО! В таком приказе в обязательном порядке должны быть указаны сведения о сотруднике, количество дней отпуска, которые работодатель собирается компенсировать деньгами, а также ссылка на основание для выплаты такой компенсации (соответствующее заявление работника).
Далее следует не забыть отразить факт замены неиспользованных дней отпуска денежной выплатой в личной карточке сотрудника (форма № Т-2). В частности, в разделе VIII «Отпуск» такой карточки необходимо указать основание (к примеру, дополнительный отпуск) для предоставления компенсации, а также сослаться на составленный приказ руководителя по данному сотруднику.
После чего факт замены отпуска денежной выплатой нужно зафиксировать в графике отпусков с тем, чтобы не допустить путаницы в будущем. В графике в качестве примечания (графа 10) нужно указать, сколько дней было компенсировано деньгами, а также привести реквизиты приказа руководителя
Подробнее о том, как составить такой график отпусков см. в статье .
Как правильно составить заявление на компенсацию неиспользованного отпуска?
У сотрудника, желающего получить вместо неиспользованного отпуска определенную денежную сумму, могут возникнуть вопросы, в частности, в отношении заявления на такую компенсацию. Как его составить? Есть ли какие установленные законом требования к заявлению?
Ни ТК РФ, ни российское законодательство о бухгалтерском учете специальных требований к заявлению работника не предъявляют. Важно лишь то, чтобы такое заявление было написано на имя руководителя организации. Остальное, в том числе форма и содержание заявления, может быть любым, на усмотрение сотрудника.
Заполненный образец заявления на компенсацию отпуска вы можете сказать на нашем сайте.
Компенсация при сокращении в 2018 году
Особая ситуация складывается, если компания сокращает штаты и увольняет работников. В этом случае увольняемым сотрудникам полагается выплатить компенсацию при сокращении – в 2017 году она включает в себя выходное пособие, в том числе компенсацию за неотгулянный отпуск.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В случае увольнения по причине сокращения штата удержать с работника выплаченные авансом отпускные нельзя (ч. 2 ст. 137, пп. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
Итоги
Таким образом, сотрудникам в 2018 году важно помнить, что если за 2017 год у них осталось больше 28 неотгулянных дней отпуска, то вместо этих дней можно попросить работодателя выплатить денежную компенсацию. Работодателю же нужно знать, что выплатить такую компенсацию - его право, а не обязанность. Кроме того, некоторым группам лиц (например, беременным женщинам) заменить отпуск денежной выплатой нельзя.
Важно также понимать, что выплата такой компенсации будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами, однако законодатель позволяет учесть ее в расходах по налогу на прибыль. Не менее важно для работодателя помнить, как корректно рассчитать размер такой компенсации и документально оформить ее выплату (приказом руководителя на основании заявления работника).
