Насморк

Преимущества облачных сэд. Документы в облаках

15 декабря 2016 г. 17:03

Об управлении документами с помощью облачных ИТ-моделей разговоры начались лет пять назад, тогда же стали появляться первые предложения на рынке. В тот момент многие эксперты говорили о том, что именно СЭД-направление может стать одним из лидеров среди разного рода прикладных систем предприятий в плане использования облачных сервисов, однако довольно быстро стало понятно, что эти прогнозы не оправдались. Какое-то продвижение здесь, конечно, было, но совсем не такое стремительное, как виделось поначалу.

Каково же положение дел с использованием облачных систем документооборота сейчас? Какие наблюдаются тенденции, каковы трудности и как они решаются? На вопросы PC Week в рамках обзора отвечает Василий Бабинцев, директор по маркетингу компании DIRECTUM.

Облачные модели использования СЭД

Облачные вычисления - это общая концепция, которая подразумевает, что заказчик в той или иной степени и в тех или иных форматах использует те или иные вычислительные ресурсы ИТ-поставщика на условиях аренды. Такая формулировка показывает, что уровень облачности ИТ-систем может изменяться в довольно значительном диапазоне, и этот уровень зачастую не определяется какой-то одной характеристикой, а является многопараметрическим.

Наверное, эта многопараметричность особенно характерна для сферы управления документами. Ведь тут могут применяться различные варианты облачных моделей, например SaaS (готовые облачные сервисы, за которые полностью отвечают облачные провайдеры) или размещение традиционных онпремис-решений в облачной IaaS-инфрастуктуре (тогда провайдер отвечает за инфраструктуру, но не за само программное решение). Возможны и гибридные схемы, когда СЭД-решение развертывается на площадке заказчика, а облако используется как хранилище документов.

PC Week: Так что же мы имеем в виду под определением «облачные СЭД» или «документооборот в облаках», какие модели наиболее востребованы на рынке? Кто является поставщиком SaaS-СЭД?

Василий Бабинцев: За союзом «мы» может стоять несколько сторон, интересующихся темой облаков. Логичнее будет посмотреть на две из них – заказчиков и вендоров.

Со стороны заказчиков, облака – это перспективная технология, позволяющая получить новый эффект от использования ИТ за счет снижения издержек (стартовых и инфраструктурных), иной эластичности потребления и возможностей для внедрения изменений в компании. Конкретные модели развертывания (частное, публичное или гибридное облако), обслуживания (SaaS, Iaas и далее до *aaS) и взаимодействия с поставщиками (и провайдерами) выбираются клиентом исходя из экономических соображений.

Компания DIRECTUM – вендор ECM-систем, и мы предлагаем своим заказчикам наиболее востребованные с их точки зрения варианты. Сейчас это SaaS-решение в публичных и частных облаках на базе системы DirectumRX. Также мы можем развернуть IaaS-решение в частном облаке на базе системы DIRECTUM. Активно рассматриваем гибридные схемы с выносом части бизнес-функций за контуры только одного облака (например, сканирование и распознавание документов, подготовку сложной отчетности, обмен документами с контрагентами, долговременное хранение документов). Переговоры с сервис-провайдерами нами также ведутся, но пока широкого спроса на их услуги со стороны клиентов мы не увидели.

Текущее положение дел с применением облачных СЭД

PC Week: Какова общая ситуация в России с "документооборотом в облаках"? Какие тут наблюдаются тенденции?

Василий Бабинцев: Мониторинг рынка СЭД РФ – наша профильная задача. В 2014-2016 годах мы проводили опрос как раз по теме готовности переходу на SaaS для управления документами. Результаты опубликованы на ECM-Journal в статье « ».

Общие выводы: из 495 ответов респондентов бо́льший интерес к SaaS проявили компании сектора СМБ и московские компании (вне зависимости от использования СЭД); компании уже использующие СЭД более консервативны в вопросах смены архитектуры и предпочитают оставаться на модели on-premise; наблюдается интерес к SaaS у компаний крупного бизнеса при подключении новых бизнес-функций.

Компании, вне зависимости от категории и размера, пока с опаской относятся к переносу части бизнес-процессов за внешний контур предприятий (публичные облака), особенно финансовых. Но малый бизнес, в силу ограничений в ИТ-инфраструктуре, в ряде случаев форсирует переход к облачному обмену документами через сервисы ЮЗДО (такие как Synerdocs). Крупные заказчики, используют облачные сервисы, но все же хранят документы в своих закрытых корпоративных системах.

Плюсы и минусы облачных СЭД

PC Week: В чем заказчики видят достоинство "документооборота в облаках"?

Василий Бабинцев: Здесь стоит разделить компании СМБ и крупные, т.к. их аргументы в пользу облаков отличаются.

У малых и средних компаний как правило нет своей ИТ-инфраструктуры, ограничены мощности ИТ-служб, нет больших бюджетов на закупку ПО и внедрение. Облака позволяют им быстро стартовать с минимальными вложениями, а современные решения, такие как DirectumRX, предоставляют функциональность электронного документооборота уровня корпоративных систем.

Крупные заказчики через облака стараются решить проблему опробования новых процессов, т.к. ИТ связаны серьезной инфраструктурой уже внедренной корпоративной системы и не столь гибки к разовым задачам. Облачные сервисы позволяют, не изменяя текущую архитектуру, протестировать новые бизнес-решения ECM-систем и, если они окажутся удобными и эффективными, внедрить их в свою инфраструктуру. Если же новые процессы касаются работы с внешними контрагентами, то такие сквозные бизнес-решения могут закрепиться и на уровне облаков, при этом текущие пользователи этого не заметят, продолжая работать в интерфейсе привычной ECM-системы (такая возможность работы с сервисами через один привычный интерфейс уже реализована в системах DIRECTUM и DirectumRX)

PC Week: Какие проблемы (технические, организационные, нормативные) приходится решать вендорами и провайдерам при создании облачных СЭД-сервисов?

Василий Бабинцев: Компания DIRECTUM работает на рынке СЭД РФ уже 13 лет. Начиная с 2016 года, мы усилили продвижение облачной ECM-системы DirectumRX на массовый рынок в виде коробочного ПО. Это был для нас определенный вызов.

С организационной стороны мы создали новую модель быстрых продаж от первого контакта с потребителем, до выставления счета и автоматического создания тенанта. Нормативно – перешли на модель договора присоединения (оферты). При этом процесс проходит в электронном виде, и заказчик сразу подключается к юридически значимому документообороту на базе сервиса Synerdocs. В этом случае клиент начинает работать в системе уже в день обращения. Правда, стоит признать, что не все заказчики готовы работать на безбумажной основе, но это дело времени. С технической точки зрения – это обеспечение безопасной и безотказной работы клиента в публичном облаке. Мы круглосуточно мониторим состояние систем клиентов и гарантируем работоспособность не менее 99% времени, а за каждый час недоступности (если такая будет) компенсируем по 1% от месячной суммы договора.

PC Week: Что мешает и что помогает вендорам и заказчикам внедрять облачные СЭД? Как решаются вопросы эксплуатации, модернизации и развития подобных систем?

Василий Бабинцев: Опять же будем говорить об облачном ECM-рынке SaaS для СМБ.

Организационный вопрос – недоверие внутренних заказчиков к облакам. Несмотря на то, что за последнее время многие вопросы безопасности сняты и провайдеры участвуют в регулярных аудитах и проверках с целью подтверждения соответствия требованиям стандартов и законодательства, техническое и психологическое сопротивление до конца не снято. В т.ч. аргументом является полная зависимость от интернет-провайдеров (и здесь приходится признавать, что придется разворачивать резервные каналы связи). Иногда сталкиваемся и с неготовностью отдельных ИТ-специалистов, которые предвзято относятся к появляющимся на рынке технологиям, и даже явные преимущества в экономической эффективности не всегда могут изменить их приоритеты к безопасности.

Упомянутая безопасность выступает и основным техническим ограничителем в силу наличия специфических настроек безопасности в ИТ-инфраструктуре компании-заказчика:

● прокси-серверы с большим количеством ограничений (некоторые облачные приложения используют специфические протоколы и не умеют работать со всеми типами прокси-серверов);

● средства мониторинга трафика и утечек информации вносят существенные задержки в работу облачных приложений, что снижает производительность приложений, а в некоторых случаях приводит к невозможности использования приложения.

Решаются такие технические проблемы только адаптацией инфраструктуры к требованиям облачных провайдеров.

С нормативной точки зрения сетевой и облачный провайдеры предоставляет пользователям параметры собственных сервисов (SLA). В них включаются гарантированная доступность сервиса, время проведения плановых работ, информация о резервном хранении информации и т.д. В случаях, когда заказчикам не подходит существующий SLA, а специальные условия будут стоить значительно дороже, что затрудняет старт работ.

Но, как показывает практика, вендоры облачных систем и заказчики движутся друг к другу, пытаются максимально приблизить требования, развивать общую инфраструктуру. Так что многие проблемы вполне решаемы.

Типовые заблуждения заказчиков в отношении облачных СЭД-сервисов

● Облачная ECM-система сильно урезана в функциональности; В основном сравнивают с бесплатными потребительскими облачными сервисами, хотя корпоративное облачное ПО по управлению документами содержит уже в коробке мощный функционал.);

● Недостаточный уровень защиты информации при работе в облаке; Здесь требуется серьезная работа по грамотному информированию о развитии современного облачного ПО; например, компания DIRECTUM запустила раздел « » на ECM-Journal;

● Как бы это не казалось странным, но совокупное дорогое использование модели SaaS; Правда выясняется, что часто заказчики забывают учесть в стоимости on-premise решений все составляющие, например, владение инфраструктурным ПО (в т.ч. его регулярное обновление) и необходимость наличия своих оплачиваемых ИТ-специалистов.

Полный текст обзора “Автоматизация документооборота: трудная дорога в облака” .

18 июня 2012 г. 18:40

На Docflow 2012 много внимания было уделено дискуссиям об «облачных решениях», как оказалось - это едва ли не самая популярная нынче тема среди экспертов.

Я поинтересовалась у одного из них, что же такое «облако», мне объяснили, что «облачные решения», это, по сути, возможность работы в удаленном доступе.

Воображение тут же нарисовало картинку «облаков» применительно к электронному документообороту, где небольшая по численности компания решила установить СЭД. И чтобы не привлекать дополнительный IT персонал, не закупать дополнительное оборудование или обновлять нынешнее, арендует сервер. Например, у компании-поставщика системы электронного документооборота.

Однако, прочитав ряд статей по теме облачных технологий, становится ясным, что в современном мире понятие «облака» интерпретируется гораздо шире. И статей в сети по данной тематике - великое множество, и, как справедливо высказался автор одной из них: - «…обилие публикуемых материалов не только не вносит ясности в рассматриваемый вопрос, но и усложняет понимание облачных концепции».

Так все-таки, где заканчивается удаленный доступ и начинаются облачные технологии?

Начнем с обзора определений «облака» и «облачных технологий», которых довольно много:

Облака, кратко говоря, - это реализация динамической виртуализированной инфраструктуры.

Облако — это не что иное, как некий крупный дата-центр (или сеть взаимосвязанных между собой серверов).

Облачные технологии - это технологии обработки данных, в которых компьютерные ресурсы предоставляются Интернет-пользователю как онлайн-сервис. Слово «облако» здесь присутствует как метафора, олицетворяющая сложную инфраструктуру, скрывающую за собой все технические детали… Это одна большая концепция, включающая в себя много разных понятий, предоставляющих услуги. Например, программное обеспечение, инфраструктура, платформа, данные, рабочее место и т.п.

В последнее время вопросы, связанные с построением облачных систем начинают привлекать не только крупные компании, но и государственные структуры в различных странах мира. Совсем недавно группой экспертов был выпущен документ, предназначенный для Еврокомиссии, в котором была предпринята попытка систематизировать современный опыт в области построения облачных систем и выработать рекомендации по развитию IT систем в Евросоюзе.

Согласно этому документу, «облако — это динамично расширяемая информационная система, при необходимости предоставляющая потребителям IT сервисы с заданными характеристиками и позволяющая контролировать качество предоставления услуг согласно заложенным метрикам».

Самое важное в этом определении то, что облачные системы являются сервис-ориентированными: их основная задача — обеспечить потребителя качественной услугой.

Соответственно, выделяется несколько моделей предоставления услуг:

инфраструктура как услуга (IaaS)

Как правило, модель IaaS подразумевает предоставление виртуального сервера, хранилища, сетевой инфраструктуры;

платформа как услуга (PaaS)

— предоставление доступа к программной платформе. Пользователи могут создавать и размещать собственные приложения на базе данной платформы, они имеют доступ к управлению ресурсами более низкого уровня (операционная система, хранилища данных и.т.д.);

ПО как услуга (SaaS)

— предоставление программного обеспечения. В данной модели пользователи получают доступ только к функционалу необходимого ПО через сеть. *

Согласно SaaS-концепции вы платите не единовременно, покупая продукт, а как бы берете его в аренду. Причем, используете ровно те функции, которые вам нужны (и, соответственно, платите за них же).

С определениями и моделями услуг немного разобрались.

Теперь попытаемся понять суть работы облачных технологий.

Если взять простой пример компьютерных игр, « то технически это выглядит следующим образом: сама игра располагается на удаленном сервере и там же производится обработка графики, которая на компьютер конечному пользователю поступает уже в «готовом» виде. Проще говоря, те вычисления, которые при обычной игре на компьютере выполняют видеокарта и процессор, здесь уже выполнены на сервере, а ваш компьютер используется лишь как монитор.» *

С кого же начались такие сказочные услуги?

Публичная история собственно cloud computing в современной реализации начинается примерно с 2006 года. Именно тогда не нуждающаяся в представлении компания Amazon представила свою инфраструктуру веб-сервисов (Web Services), обеспечивающую не только хостинг, но и предоставляющую клиенту удаленные вычислительные мощности. Вслед за Amazon аналогичные сервисы представили Google, Sun и IBM. А в 2008 году свои планы в этой области озвучила компания Microsoft. Причем Microsoft анонсировала не просто сервис, но полноценную облачную операционную систему Windows Azure.

Теперь обратимся к интересующей области, непосредственно связанной с СЭД. Что значат «облачные технологии» для нее?

Удаленный доступ к СЭД обеспечивает сотрудника актуальной информацией по принимаемым в компании решениям, дает возможность участвовать в обсуждениях и принятии этих решений независимо от того, где находится сотрудник. Конечно, в первую очередь это актуально для руководителей, так как без согласования с ними не принимается ни одно важное решение. Однако представители среднего звена тоже могут по достоинству оценить возможности удаленного доступа к СЭД. Например, руководители производственных отделов крупных компаний, которые постоянно находятся на объектах, или менеджеры по продажам, которым приходится часто выезжать на встречи, благодаря этой возможности смогут вовремя просмотреть и согласовать документы, подготовленные бэкофисом для заказчиков.

Чем облачные технологии могут помочь бизнесу?

Во-первых, пользователю не нужно заботиться о производительности своего ПК, не нужно переживать о свободном месте на дисковом пространстве.

Во-вторых, пользователь платит только за услугу, предоставленные возможности и только за конкретные функции.

В-третьих, облачные технологии помогают бизнесу в сезонном смысле. Например, если компания продает подарки к международному женскому дню, который как все знают только раз в году, в остальное время (зимой, летом, осенью) ее услуги никому будут не нужны. И именно в это время, компания не будет нести затраты на обслуживание того огромного функционала, который нужен ей только в пиковый период.

Итак, используя облачнее технологии, компания уходит от проблем, связанных с покупкой дополнительных лицензий, временем на установку и настройку приложений на каждом компьютере и поиске нового IT-сотрудника, используя онлайн-вариант необходимого софта, заплатив лишь за то время, которое сотрудники пользовались этим софтом.

Если же говорить глобально, то все варианты облачных технологий подразумевают подписочную модель оплаты (за фактическое использование). Причем, не только в отношении софта, но и по части аппаратных ресурсов. И это условно называется Pay as you go . Ну а тем, кому аппаратные ресурсы не нужны, могут просто взять требуемые приложения в аренду (и здесь мы возвращаемся к понятию Software as a Service (SaaS).

Каково же положение дел с использованием облачных систем документооборота сейчас? Какие наблюдаются тенденции, каковы трудности и как они решаются? За ответами на эти вопросы мы обратились к экспертам - разработчикам и пользователям средств СЭД/ECM.

Облачные модели использования СЭД

Директор по маркетингу DIRECTUM Василий Бабинцев подтверждает востребованность у заказчиков различных облачных вариантов, основным из которых является SaaS-решение в публичных и частных облаках. По его словам, заказчики рассматривают и IaaS-решения в частном облаке на базе обычной онпремис-системы, и гибридные схемы с выносом части бизнес-функций за контуры облака (таких, как сканирование и распознавание документов, подготовка сложной отчетности, документообмен с контрагентами, долговременное хранение документов). Отдельно он отмечает, что в рамках реализации облачных моделей вендоры СЭД могут использовать партнерские отношения с сервис-провайдерами, но широкого спроса на СЭД-решения через провайдеров пока не видно.

Менеджер по развитию бизнеса «ДоксВижн» Алексей Рождественский считает, что правильнее под термином «облачная СЭД» понимать модель SaaS, которая по сравнению с традиционным онпремис-вариантом принципиально меняет отношения потребителя и поставщика, в том числе схему внедрения и эксплуатации системы. В этом случае облачная СЭД становится больше похожей на онлайновый вариант коробочного решения по подписке, которое не требует установки, настройки, длительного обучения и технического обслуживания. Да, отмечает он, заказчики иногда переносят онпремис-решение в облачную инфраструктуру, но это практически никак не отражается на принципах работы с самой СЭД. Поставщиками же SaaS-решения могут быть и вендоры, и их партнеры, при этом варианты их взаимодействия могут быть различными. Чаще всего облачным поставщиком сегодня выступают традиционные партнеры-внедренцы, которые ориентируются на коробочные версии СЭД, а не на сложные заказные проекты.

Учитывая многообразие сферы применения СЭД и то, что рынок облачных СЭД находится еще в стадии формирования, вендоры должны быть готовы работать с разными моделями в зависимости от потребностей заказчика, уверен ведущий консультант компании «ИнтерТраст» Илья Ипатов. По его словам, магистральным направлением все же является вариант SaaS, когда продукт находится на внешних ресурсах (в частном или публичном облаке) и используется через веб-интерфейс либо толстый клиент, установленный на рабочем месте пользователя. Пользователю достаточно пройти идентификацию и приступить к работе со своим экземпляром системы - в той конфигурации, которую он заказал. Настроить систему он может как самостоятельно, так и с помощью специалистов поставщика. Принципиальным преимуществом SaaS-варианта, по мнению Ильи Ипатова, является по сути автоматическое решение всех аспектов масштабирования системы (увеличение мощностей, предоставление дополнительного дискового пространства или подключение новых пользователей), при этом нет необходимости заключать новый договор и ждать предоставления лицензий от вендора - в облаке для этого существуют простые настройки биллинговой системы.

Он отметил, что сегодня мало кто из российских разработчиков СЭД может пойти на создание собственного ЦОДа для развертывания SaaS-сервиса. Обычно вендор самостоятельно находит и арендует мощности ЦОДа, а в дальнейшем сам занимается продвижением и продажей услуг, тиражированием системы. Но при этом владелец ЦОДа может стать партнером - тогда, проведя обучение своего персонала, ЦОД выступает уже как сервис-провайдер, продающий решение данного вендора, а может быть, и несколько продуктов различных разработчиков. По мнению Ильи Ипатова, довольно перспективной видится модель, когда вендор использует ресурсы внешнего ЦОДа, но перед развертыванием системы проводит специальное анкетирование клиента на своём сайте. Кроме того, поставщиком СЭД в облаке может быть и заказчик - в том случае, если он создает частное облако и в дальнейшем предоставляет сервис собственным дочерним или же внешним организациям.

Начальник отдела развития ЕСМ-решений компании ЭЛАР Дмитрий Шмайлов согласен с тем, что понятие «облачная СЭД» все же ассоциируется в первую очередь с SaaS, и считает, что ключевым новшеством облачных схем является вынос самих систем документооборота на аутсорсинг. «Сегодня такой подход находит все больше понимания и расположения со стороны бизнеса, в первую очередь благодаря перспективе снижения затрат по критерию совокупной стоимости владения, - говорит он. - На российском рынке существуют ИТ-компании, имеющие экспертизу для обеспечения безопасного и надежного сервиса, в большинстве случаев поставщиками таких решений являются интеграторы, обычно плотно сотрудничающие с вендорами и владеющие набором услуг, в которых нуждается заказчик». Эксперт отмечает, что реализация гибридной схемы и интеграция облачного сервиса с онпремис-архитектурой может стать альтернативой для тех клиентов, которые хотят оставить последнее слово за собой. Перспективным вариантом является также использование облака как электронного хранилища. Но выбор модели реализации обычно зависит от ИТ-директора и ИБ-службы предприятия.

Текущее положение дел с применением облачных СЭД

Насколько облака востребованы сегодня со стороны заказчиков? Судя по ответам наших экспертов, направление это находится, скорее, в начальной фазе формирования, однако наблюдается все более устойчивый рост облачной доли на СЭД-рынке.

Об этом, в частности, говорит Алексей Рождественский: «Рынок облачных СЭД в России еще только формируется, и сегодня на нем очень мало игроков. Связано это с тем, что со стороны заказчиков ещё очень слабый спрос на такие решения, к облакам многие только присматриваются и максимум делают там небольшие пилотные проекты, о крупных облачных внедрениях речь пока не идет. Если говорить о тенденциях, то я отметил бы, что облака начинают восприниматься всерьез, наши заказчики все чаще просят подготовить расчет стоимости аренды облачной инфраструктуры для своих проектов». По его мнению, сейчас облачные решения интересны в первую очередь коммерческим компаниям, у которых нет жестких требований по безопасности, как, например, в государственном секторе, и которым в кризис необходимо максимально оптимизировать свои затраты, но при этом не потерять эффективность.

Василий Бабинцев подчеркивает, что при реализации СЭД-проектов заказчики руководствуются прежде всего вопросами экономической эффективности, в то же время проявляя понятную осторожность в отношении новых идей. Он привел данные исследований, которые его компания проводила среди заказчиков в 2014–2016 гг.: наибольший интерес к SaaS-моделям показали представители сектора СМБ и московские организации (при этом неважно - используют они СЭД или не используют). Предприятия, на которых уже имеются СЭД, более консервативны в вопросах смены архитектуры и предпочитают оставаться в онпремис-модели. Крупный бизнес рассматривает возможность использования SaaS при подключении новых бизнес-функций. Все компании, вне зависимости от категории и размера, пока с опаской относятся к переносу части бизнес-процессов за внешний контур (публичные облака), особенно это касается финансовой сферы. Но малый бизнес, в силу ограничений в ИТ-инфраструктуре, в ряде случаев форсирует переход к облачному обмену электронными документами с деловыми контрагентами. Те крупные заказчики, которые используют облачные сервисы, все же хранят документы в своих закрытых корпоративных системах.

Более оптимистичную оценку дает Дмитрий Шмайлов: «В России многие компании переходят в облака». При этом он подтверждает, что активнее это делают СМБ-заказчики; тенденция включать в ИТ-стратегию облачные сервисы со стороны крупного бизнеса и госучреждений стала заметной только в последнее время.

Есть, однако, и другие точки зрения. «Мы считаем, что крупный и средний бизнес не готов к классической модели облачной СЭД, - утверждает генеральный директор компании „Логика бизнеса“ (ГК „АйТи“) Виктор Вайнштейн. - Классическая реализация современной СЭД изначально представляет собой облачное решение, просто частное облако, в котором она размещена, „живет“ у заказчика в его ЦОДе. С точки зрения технологии облачное решение подразумевает, что оно масштабируется по облачной модели, добавлением вычислительной мощности и систем хранения. Что касается малых компаний, то специализированная СЭД, даже облачная, им сейчас особо не нужна. На мой взгляд, малый бизнес обратит внимание на специализированные СЭД (облачные) в том случае, если в них будет встроена функциональность юридически значимого документооборота, в том числе, конечно, электронная подпись. Сейчас в сегменте крупного бизнеса потребности в облачных СЭД нет, а время малых предприятий еще не пришло».

Что влечет заказчиков в облака?

По мнению наших экспертов, главная привлекательность облачных СЭД для заказчиков заключается в возможности снизить общую стоимость владения. Хотя вполне вероятно, что такое представление о достоинствах облаков не совсем верно, и это создает определенные проблемы, поскольку реальность не всегда оправдывает ожидания. На самом деле очень важно, чтобы компании ясно представляли преимущества и недостатки новых моделей, чтобы не ошибиться с выбором нужного им варианта автоматизации.

Руководитель департамента Финансового университета при Правительстве Российской Федерации Владимир Соловьев среди возможных преимуществ облаков в первую очередь видит именно финансовую составляющую: «Основной драйвер перевода в облако - экономическая целесообразность. То есть облачный документооборот в качестве замены локальному можно рассматривать либо в том случае, если покупка облачной услуги будет дешевле ее развертывания в инфраструктуре организации, либо если при сравнимой стоимости увеличивается продуктивность работников, например, за счет сокращения времени простоя СЭД или за счет увеличения скорости ее работы. Совершенно не очевидно, что облачный вариант дешевле... Собственно, поэтому у нас СЭД на 1300 пользователей развернута внутри университета. Но если бы облачный вариант был хотя бы раза в четыре дешевле, то, конечно, я голосовал бы за облако».

Алексей Рождественский сформулировал три облачных достоинства, с которыми согласны все эксперты: 1) сокращение расходов на приобретение и облуживание оборудования; 2) более гибкая ИТ-инфраструктура, которую в любой момент времени можно быстро поменять под задачи бизнеса; 3) гарантия безопасного хранения данных, обеспечиваемая провайдером (резервное копирование, системы безопасности и т. д.).

Уточняя эти тезисы, Дмитрий Шмайлов подчеркивает, что облачные решения точно дают сокращение капитальных затрат и более гарантированный успешный результат при внедрении СЭД. Что же касается эксплуатационных затрат, то ответ не является столь же однозначно положительным, и в любом случае здесь нужно учитывать не только чисто финансовые затраты, но и качественный выигрыш для заказчика. В частности, экономия денег может достигаться за счет оплаты только используемых ресурсов и оперативного приобретения мощностей под конкретные задачи. Качественные улучшения могут быть связаны с обеспечением сохранности документов и защищенного доступа к ним. Только сейчас российские заказчики начинают осознавать другие, возможно, более важные достоинства облаков, такие как поддержка мобильности современного бизнеса за счет гибкости и масштабируемости облачных решений (подключение необходимого количества пользователей, территориальная и временная независимость). К преимуществам облачного документооборота по модели SaaS нужно отнести также обеспечение поставщиком отказоустойчивости решения, единую версионность для пользователей и как следствие - стандартизацию документооборота и работу в понятном для участников интерфейсе.

Минимизация капитальных затрат особенно интересна для малых и средних компаний, у которых, как правило, нет своей ИТ-инфраструктуры и больших бюджетов на закупку и внедрение ПО, но есть ограничения по расширению ИТ-служб, отмечает Василий Бабинцев. При этом они имеют возможность получить доступ к решениям корпоративного уровня, которые раньше были им практически недоступны (по цене, по сложности внедрения). Крупных же заказчиков, по его мнению, в облаках привлекает возможность опробовать новые процессы. Облачные сервисы позволяют, не изменяя текущую архитектуру, протестировать новые бизнес-решения ECM-систем и, если они окажутся удобными и эффективными, внедрить их в свою инфраструктуру. Если же новые процессы касаются работы с внешними контрагентами, то такие сквозные бизнес-решения могут закрепиться и на уровне облаков, при этом текущие пользователи этого не заметят, продолжая работать в интерфейсе привычной ECM-системы.

Однако заказчикам нужно иметь в виду и проблемные стороны облачных СЭД. Говоря об этом, Илья Ипатов обращает внимание на то, что способность облачного решения к кастомизации существенно меньше, чем в случае с традиционными проектами внедрения, когда могут быть реализованы практически любые требования заказчика. Уникальные доработки в облачном решении фактически невозможны - это обойдется слишком дорого. Но зато для облачной СЭД нет необходимости держать в штате администраторов. «Целевую аудиторию облачных СЭД составляет средний и малый бизнес, а также государственные организации муниципального уровня, - считает он. - Эта категория заказчиков готова мириться с некоторыми ограничениями в функциональности ради того, чтобы получить минимальную стоимость услуг. А вот крупные заказчики обычно заинтересованы в том, чтобы функциональность СЭД была максимально широкой и при этом соответствовала уникальным требованиям и сложившимся в организации традициям документооборота. Реализовать этот подход в облаках вряд ли возможно».

Что мешает и что помогает вендорам и заказчикам внедрять облачные СЭД

Создание собственно облачной СЭД технических проблем не вызывает, считают эксперты. Уже существующие онпремис-решения хорошо переносятся в облако, и этого обычно бывает достаточно для удовлетворения сегодняшних потребностей заказчиков, хотя потом все же нужно заниматься оптимизацией архитектуры системы под облачный вариант.

Но, как отмечает Дмитрий Шмайлов, серьезным делом для вендоров является то, что им нужно или становиться провайдерами, или учиться сотрудничать с провайдерами, главными задачами становятся обеспечение катастрофоустойчивости предлагаемых решений, непрерывности доступа к сервису, соблюдение уровня качества услуг по требованиям заказчика. Еще, с нормативной точки зрения с учетом постоянно меняющихся экономических и политических условий, немаловажная роль отводится пожеланиям по размещению дата-центров на территории России, соблюдению требований к конфиденциальности.

Нужны также новые форматы оформления договорных отношений с заказчиком. «Мы создали новую организационную модель быстрых продаж от первого контакта с потребителем до выставления счета и автоматического создания облачного экземпляра СЭД. То есть нормативно перешли на модель договора присоединения (оферты), - говорит Василий Бабинцев. - При этом процесс проходит в электронном виде, клиент начинает работать в системе уже в день обращения. Правда, стоит признать, что не все заказчики готовы работать на безбумажной основе, но это дело времени».

Ключевой же проблемой на пути облаков является недоверие заказчиков. Конечно, резко отрицательного отношения к облакам, как это было еще несколько лет назад, уже нет, но все же большинство компаний проявляют осторожность, причем порой явно излишнюю. «Несмотря на то, что за последнее время многие вопросы безопасности сняты и провайдеры участвуют в регулярных аудитах и проверках, чтобы подтвердить соответствие требованиям стандартов и законодательства, техническое и психологическое сопротивление до конца не снято, - поясняет Василий Бабинцев. - В том числе аргументом является полная зависимость от интернет-провайдеров (и здесь приходится признавать, что нужно будет разворачивать резервные каналы связи). Иногда сталкиваемся и с неготовностью отдельных ИТ-специалистов, которые предвзято относятся к появляющимся на рынке технологиям, и даже явные преимущества в экономической эффективности не всегда могут изменить их приоритеты в отношении безопасности». Впрочем, он признает, что такие проблемы являются чисто техническим аргументом против облачных решений в силу того, что ИТ-инфраструктура компании-заказчика содержит специфические настройки безопасности. К примеру, заказчики могут использовать прокси-серверы с большим количеством ограничений, а некоторые облачные приложения поддерживают специфические протоколы и не умеют работать со всеми типами прокси-серверов. Кроме того, средства мониторинга трафика и утечек информации вносят существенные задержки в работу облачных приложений, что снижает производительность, а в некоторых случаях приводит к невозможности их использования.

Компании встают перед дилеммой: отказываться от облаков или адаптировать собственную ИТ-инфраструктуру к требованиям облачных провайдеров. Точно так же заказчикам нужно принимать или не принимать типовые условия SLA (гарантированная доступность сервиса, время проведения плановых работ, информация о резервном хранении информации и т. д.). Такой вопрос возникает, например, в тех случаях, когда заказчикам не подходит существующий SLA, а специальные условия будут стоить значительно дороже, что затрудняет старт работ. Но, по мнению Василия Бабинцева, практика показывает, что многие проблемы вполне решаемы, поставщики облачных систем и заказчики движутся навстречу друг другу, пытаются максимально сблизить требования и развивать общую инфраструктуру.

Алексей Рождественский уверен, что для устранения недоверия к облачным СЭД отрасль должна накопить критическую массу облачных проектов, продемонстрировав их надежность и безопасность. При этом он отмечает, что пока еще сохраняет актуальность вопрос нестабильности каналов связи, из-за чего могут быть сложности с доступом к облаку.

Однако в разговорах об использовании облаков часто звучит мысль о том, что при переходе от модели онпремис к облаку основная проблема заключается не просто в передаче некоторых ИТ-функций на аутсорсинг, а в необходимости внутренней трансформации самой компании. По мнению Ильи Ипатова, прежде чем передавать на аутсорсинг документооборот или хранение данных, заказчик должен навести порядок в своих бизнес-процессах и регламентах. При этом для использования облака ему зачастую нужно отказаться от собственных уникальных «придумок» (по организации бизнес-процессов) в пользу каких-то стандартных схем. «Одна из главных проблем в том, что заказчик с глубоко кастомизированной СЭД не готов отказаться от привычных схем работы ради уменьшения стоимости владения. Поэтому облачные сервисы СЭД будут больше востребованы новыми заказчиками, внедряющими электронный документооборот с нуля», - говорит он.

Эту же мысль высказывает и Дмитрий Шмайлов: «Изменение бизнес-процессов, связанных с переходом на облачный документооборот, предполагает работу по организационным переменам - как показывает практика, любые трансформации в бизнес-процессах встречают сопротивление в компании со стороны пользователей ИТ. Исполнитель же должен не только разработать оптимальную стратегию перевода документооборота в облачный сервис, но и взять на себя ответственность за ее реализацию».

Проблема доверия к облачным СЭД напрямую связана с повышением доверия к конкретным провайдерам, уверен Владимир Соловьев: «Вопрос, что будет, если провайдер потеряет все данные, остается актуальным в силу того, что поставщики облачного документооборота по масштабу не сравнимы с Microsoft, AWS, Google».

«Чисто технических проблем при переходе на облачный уровень крайне мало, если переход осуществляется на аналогичную систему, а в случае перехода на новую систему проблем не больше, чем при любой локальной миграции, - считает Сергей Авдалян, независимый эксперт, имеющий большой опыт работы руководителем ИТ-службы на стороне заказчика. - Основные приемы переноса данных достаточно стандартны и не представляют особых сложностей для специалистов уровня администратора систем и баз данных. Гораздо больше проблем лежит в области организационных и нормативных вопросов, а также вопросов безопасности. Многие руководители, особенно в российских компаниях, откровенно не доверяют хранение основных мастер-данных компании о клиентах, продуктах, услугах, технологиях, ноу-хау (которые по сути и составляют ценность предприятия) сторонним компаниям, понимая, что риски потери и утечки этих данных могут стать последним шагом к уничтожению бизнеса».

Типовые заблуждения заказчиков (по мнению вендоров) в отношении облачных СЭД-сервисов

· облачная СЭД сильно урезана в функциональности, ее трудно адаптировать к требованиям заказчика и интегрировать с существующими онпремис-решениями (в основном сравнивают с бесплатными потребительскими облачными сервисами, хотя корпоративное облачное ПО по управлению документами содержит уже в коробке мощный функционал);

· недостаточный уровень защиты информации при работе в облаке, возможны утечки (здесь требуется серьезная работа по разъяснению принципов функционирования облачного ПО и анализ опыта его применения);

· совокупное использование модели SaaS дороже онпремис-варианта (часто заказчики забывают учесть в стоимости онпремис-решений все составляющие, например, владение инфраструктурным ПО и необходимость иметь своих оплачиваемых ИТ-специалистов);

· облачные технологии не могут использоваться в государственных организациях (при этом забывают о коммунальной, ведомственной облачной модели).

Лариса Ситникова
25 декабря 2015 г. 11:28

Нет сомнений в том, что облачные технологии меняют бизнес. Небольшие компании ценят возможность хранения документов в облаке и удобного управления ими, крупные игроки бизнеса - возможность экономии средств на приобретении и обслуживании собственной инфраструктуры по хранению данных.

Что нам предлагают облака

Самое важное - облачное хранение . Цифровые документы всегда доступны из любой точки мира и не занимают пространства в офисе в виде файлов. Некоторые облачные сервисы позволяют хранить файлы и документы без ограничений по размеру. Также есть сервисы, обеспечивающие доступ к разным облакам через один портал, т.е. при обращении к данным вы не заметите, что переходите с сервера на сервер.

Организация совместной работы с данными . Это один из важнейших аспектов работы в облаке. Доступ к сервисам может получить каждый сотрудник с любого устройства, что позволяет улучшить совместную работу над проектом, сокращая время на выполнение работы и бесконечную переписку по почте. Что касается безопасности данных, то документы можно защитить паролем или сделать так, чтобы они удалялись по истечении определенного времени (нескольких минут, часов или дней).

Новый тренд - облачные CRM, ERP и ECM -системы . Такого рода локальные системы используют почти в каждой компании вне зависимости от ее размера. Они обладают всеми преимуществами облачного хранения и организации совместной работы и имеют при этом единую структурированную базу данных для хранения информации. Преимущества развернутой в облаке системы заключаются в том, что вы всегда можете получить доступ к важным данным. При этом вы защищены от потери данных, если вдруг ваш внутренний сервер выйдет из строя.

Отсутствие необходимости располагать серверы прямо в офисе. Можно воспользоваться услугами сторонней компании , которая предоставит вам полноценную компьютерную инфраструктуру: серверы, системы хранения данных, сетевое оборудование, а также программное обеспечение для управления этими ресурсами. Контроль и управление инфраструктурой остается за провайдером, позволяя вам экономить деньги на содержание оборудования.

В случае выхода системы из строя, у вас всегда будет план аварийного восстановления данных . Компании, которые хранят свою информацию на сторонних ресурсах, могут не беспокоиться потерять эту информацию в случае возникновения пожара или природных катаклизмов (наводнение и т.д.), т.к. все необходимые данные можно будет получить через Интернет.

Оценивая возможности новых технологий, необходимо критично посмотреть и на потенциальные риски:

● Ваши данные находятся в руках третьих лиц, поэтому, прежде чем выбирать вендора, необходимо тщательно проверить вопрос безопасности.

● Провайдеры облачных сервисов быстро появляются и так же быстро исчезают. В этом случае есть риск потерять все данные. Вы избежите его, если имеете несколько резервных копий.

● Надежное и качественное интернет-соединение. При проблемах со связью придется работать с бумажными документами (или локальными копиями).

● Увеличение расходов тоже может стать неожиданностью, если процесс перехода на облачные технологии не был детально спланирован. Необходимо учесть возможности масштабируемости системы на будущее и при этом остаться в рамках бюджета.

● Также можно столкнуться с расхождением федеральных законов хранения данных, если облачное хранилище физически находится в другой стране. Необходимо знать, в какой стране находится ваша информация.

Недоверие к облакам в первую очередь связано с вопросом безопасности. Стоит отметить, что некоторые вендоры разрешают компаниям использовать свои ключи шифрования . Также вы можете зашифровывать файлы, прежде чем передать их в облачное хранилище. Шифрование позволит обеспечить доступ к конфиденциальной информации только авторизированным пользователям. Кроме того:

● Большинство провайдеров защищают информацию посредством AES с длиной ключей 128 или 256 бит.

● Облачные провайдеры всегда делают резервное копирование данных, что обеспечивает сохранность файлов, даже если к ним не обращались в течение какого-то времени.

● Облачные хранилища хорошо охраняются и обеспечивают сохранность данных, тогда как внешний жесткий диск или USB-накопители с информацией легко могут украсть.

Почему облака?

Ответ на этот вопрос прост: самым весомым фактором перехода на облачные технологии является простота использования инфраструктуры и экономия наличных средств*.

* По данным AIIM. В опросе принимали участие 362 респондента, можно было выбрать до 3 ответов.

Гибридные облака и будущее

Многие специалисты в этой области рынка видят будущее именно за гибридными облаками, имея в виду безопасность совместного использования информации. В гибридном облаке IT-ресурсы скомбинированы: часть из них находится во внутреннем (частном) облаке организации, а другие - в публичном облаке, которое предоставляется коммерческим провайдером. Таким образом, количество ресурсов увеличивается, а внутренний контроль приложений усиливается. «Если гибридные облака получат развитие, это будет правильное решение для многих компаний. Они еще наберут обороты», -

Горы бумажных документов на столах остались для многих компаний в далеком прошлом. На смену им пришли электронные версии в сотнях копий и разных форматах.

Однако, если стал необходимостью и имеет ряд преимуществ, почему же перевод документов в «облака» вызывает столько опасений? Давайте попробуем разобраться.

Начнем с того, что облачные технологии пользуются большой популярностью и широко используются в разных сферах бизнеса. Если же говорить непосредственно о переведении системы документооборота в «облака», то можно выделить следующие преимущества:

Не нужна своя инфраструктура
Компании не требуется закупать новое серверное оборудование, устанавливать ПО и инвестировать в приобретение ряда компонентов ИТ-инфраструктуры.
Масштабируемость
При увеличении объема обрабатываемой информации вы просто арендуете дополнительные мощности в «облаке».
Доступность
У вас и ваших коллег есть круглосуточный доступ к документации, благодаря абсолютной гибкости «облачных» решений. А системы резервного копирования и круглосуточной технической поддержки дают возможность в любое время восстановить или обновить документ.

И все же, не стоит представлять облачный документооборот только в радужном свете. :-) Хотя уровень безопасности в облачных дата-центрах не ниже, чем в локальных, а, зачастую, и выше, переход в облака сопряжен с некоторыми рисками.

Риск утечки информации
Если вы прибегаете к B2B-услуге, то есть отдаете свою документацию на хранение и перевод в «облака», убедитесь, что возможность потери или утечки информации минимизирована. Иначе, вы полностью пропускаете информацию через чужие руки. Плюс, стоимость таких услуг будет выше, чем просто аренда облачного сервиса.
Лучше возьмите «перевод» документов в свои руки. Обучение не займет много времени у вашей ИТ-службы.
Потеря данных из-за разрыва соединения с сервером
Не стоит забывать и том, что в разгар рабочего дня у вас может пропасть соединение с облачным сервером. В случае со своим сервером, вы можете вызвать администратора, который быстро все восстановит. В случае с «облаком», вы можете только обратиться в службу поддержки и терпеливо ждать. Да, и вероятность недоступности линии связи с облачным сервером выше, чем с локальным сервером. В такой ситуации вы можете надеяться только на то, что последняя версия вашего документа будет сохранена.

Таким образом, облачный документооборот как B2B-услуга может оказаться не слишком эффективным, но, если «переводом» документов занимаетесь вы сами, то это определенно имеет преимущества. Такие как отсутствие необходимости приобретения нового дорогостоящего серверного оборудования, сокращение расходов на внедрение системы или ее обновление, автоматизация управления документами, а также круглосуточный доступ.

Как видите, у облачного документооборота есть свои недостатки, но и преимущества имеют немалый вес. Поэтому перед тем, как «отправить в облако» документы, оцените все «за» и «против». Возможно, ваша локальная ИТ-инфраструктура полностью справляется.

А если вы все-таки решились, то не забывайте о том, что многие вопросы обеспечения безопасности вашей корпоративной информации поможет решить SLA (соглашение об уровне оказания услуг).

Сергей Пупкевич
руководитель департамента Java-решений